Data speelt een steeds belangrijkere rol in het onderwijs. Het faciliteert gesprekken tussen ouders, leerlingen en schoolbestuurders en draagt bij aan de ondersteuning met de juiste middelen op het juiste moment tegen de juiste kosten. Deze uitwisseling biedt waardevolle inzichten voor het verbeteren van gerichte ondersteuning aan leerlingen.
Uitdagingen in het gebruik van data
Deze groeiende behoefte aan het data brengt diverse uitdagingen met zich mee. Recente bronnen wijzen op de toenemende hoeveelheid data die wordt verzameld en gedeeld tussen overheid, onderwijsinstellingen en ondersteunende instanties [1] (Ministerie van Onderwijs, 2023). Privacy en beveiliging van persoonlijke gegevens vormen een grote zorg, vooral met de toename van cyberdreigingen. Daarnaast worstelen onderwijsinstellingen met de integratie van verschillende datasystemen en de noodzaak voor adequate training van personeel om effectief gebruik te maken van data-analyse. De samenwerking tussen verschillende partijen vereist duidelijke protocollen en samenwerkingsafspraken om te zorgen dat data efficiënt en ethisch wordt gebruikt. Het vinden van een balans tussen datagestuurde ondersteuning en de bescherming van de rechten en het welzijn van leerlingen blijft een complexe uitdaging.
Inleiding
Bij Andmore zijn we ervan overtuigd dat er meer waarde te halen is uit de data die aanwezig is in een organisatie en haar ketenpartners. Wij richten ons op het verhogen van de datageletterdheid en ontrafelen complexe vraagstukken tot pragmatische oplossingen. Deze oplossingen komen tegenwoordig vaak in de vorm van een platform.
Platforms brengen vraag en aanbod bij elkaar. Niet alleen brengen ze de vraag naar en het aanbod van arbeid bij elkaar, maar ook van goederen, geld en entertainment. Deze platforms brengen vraag en aanbod bij elkaar in de vorm van data.
Om deze vraag en aanbod succesvol bij elkaar te laten komen in zo’n platform is het onder meer nodig dat:
- De data van de één begrepen kan worden door de ander, bijvoorbeeld door dezelfde definities te hanteren en beschikbaar te stellen.
- De data veilig, effectief en efficiënt wordt gemanaged, bijvoorbeeld door het maar één keer op te slaan en allen toegang te verschaffen aan diegenen die daar recht toe hebben
De Link met het Onderwijs
Andmore begrijpt deze uitdagingen als geen ander. Het is een consulting bedrijf met haar wortels in het ontrafelen van dataketens voor financiële instellingen. De kennis van het ontrafelen van de data ketens van financiële instellingen hebben we uitgebreid naar het leveren van waarde in de maatschappelijke data ketens; met als doel het tackelen van maatschappelijke opgaven. Data gaat immers dwars door organisaties, ministeries, samenwerkingsverbanden, bestuurslagen en ketenpartners heen.
Andmore adviseert en ondersteunt vanuit één belangrijk principe: Return on Involvement (ROI). Vrij vertaald betekent dit: door betrokkenheid te geven, krijg je betrokkenheid terug. Voor ons betekent dit dat wij niet alleen begaan zijn met onze collega’s, maar ook met onze opdrachtgevers, partners, de gemeenschap en de wereld om ons heen
Dit sluit perfect aan bij de doelstellingen van het Samenwerkingsverband Utrecht PO, (SWV Utrecht PO) dat een cruciale rol speelt in het ondersteunen van scholen en ouders bij uitdagingen rondom het onderwijs..
Het SWV Utrecht PO ondersteunt 18 schoolbesturen, hun 131 scholen en hun 30.534 leerlingen door de expertise en passie van hun consulenten aan te wenden om passend primair onderwijs te bewerkstelligen. Hun motto “goed voor elkaar” weerspiegelt deze toewijding aan samenwerking en het delen van expertise
Van Idee naar Realisatie
In deze blog nemen we je mee op onze reis naar de realisatie van een nieuw kompas, een platform dat inzichten faciliteert. Dit platform is een zogenaamd datawarehouse. De inzichten komen uit een rapportagetool genaamd Power BI.
Het Begin: Een droom wordt een plan!
Het idee voor de start van dit project ontstond uit een behoefte aan beter, makkelijker en sneller inzicht in data van betere kwaliteit. SWV Utrecht PO wilde een manier vinden om data effectief te benutten om hun ondersteunende rol te versterken.
De opdrachtgever aan het woord
We laten Marlies Toet, Kernteamlid bij het SWV Utrecht PO aan het woord met haar antwoord op de vraag: “Waarom had je data nodig?”
Marlies geeft aan:
- Binnen ons ondersteuningsplan 2020-2024 hebben we de ambitie gesteld om onze kwaliteitsaanpak inzichtelijk, maar ook stuurbaar te maken met behulp van data. Onze motivatie was eenvoudig: we wilden beter inzicht krijgen in de data die we verzamelen, om zo onze beslissingen te kunnen baseren op feiten in plaats van aannames. Dit zou ons helpen om onze ondersteuning aan scholen en ouders nog verder te verbeteren en om gerichter in te spelen op de behoeften van de kinderen in Utrecht.
Onder begeleiding van Andmore hebben we een data architectuur ontwikkeld die ons in staat stelt om te werken met betrouwbare data en het stellen van kwaliteitseisen aan de data die we gebruiken. Mede door deze ontwikkeling weten wij zowel de kwantitatieve (aantallen leerlingen, toelaatbaarheidsverklaringen naar het speciaal onderwijs, aantal ondersteuningsvragen) als kwalitatieve data (evaluaties, monitoring pilots enz.) te gebruiken in onze samenwerkingsgesprekken met schoolbesturen, scholen en overige kernpartners uit o.a. het sociaal domein.
- Ik wilde weten welke middelen we waarvoor konden aanwenden en wilde dit ook transparant kunnen uitleggen, niet op basis van onderbuikgevoelens maar op basis van feiten, en zo dat niet alleen ik dat kan, maar iedereen binnen het SWV Utrecht PO.
Figuur 1: Weergave van de initiële situatie bij SWV Utrecht PO – veel Excel-bestanden die per verzoek handmatig tot een andere Excel werden gemaakt
Tijdens onze eerste ontmoeting was de energie voelbaar. SWV Utrecht PO deelde haar wensen en ambities, en gezamenlijk zijn wij begonnen met het formuleren van een plan om deze droom te realiseren.
De Start
Tijdens de start bespraken we de doelen, verwachtingen en de grote lijnen van het project met de belangrijkste stakeholders. Ook merkten we dat er wat koudwatervrees was voor data. Zou data niet de overhand krijgen in het proces? Wij hebben ze met behulp van deze sessies kunnen verzekeren dat data een hulpmiddel is om betere besluitvorming te realiseren, maar dat er altijd context nodig is omdat de mens wel centraal staat in een wereld gedreven door data
We formuleerden uiteindelijk het doel als volgt: “Help ons een gecentraliseerde opslagplaats te maken waarin we data van verschillende bronnen samenbrengen en kunnen combineren om onze rapportagemogelijkheden te verbeteren en de ondersteuning van onze medewerkers met data te optimaliseren.”
Het Team, de Tooling en het Proces
Het projectteam bestond uit een combinatie van verschillende specialisten vanuit het SWV Utrecht PO en Andmore, zoals een data-analist, projectleider en datawarehouse-ontwikkelaar. De taken werden toegewezen aan de juiste teamleden op basis van hun vaardigheden en expertise. Gedurende de uitvoering hielden we regelmatig teamvergaderingen om de voortgang te bespreken en eventuele knelpunten aan te pakken.
We maakten gebruik van projectmanagementtools zoals Azure DevOps om taken te beheren, deadlines te volgen en communicatie te stroomlijnen. Dit helpt bij een transparante en georganiseerde workflow.
Regelmatige updates en voortgangsrapporten werden gedeeld met het SWV Utrecht PO om hen op de hoogte te houden en hun feedback te integreren in het project. Deze open communicatielijn bevorderde vertrouwen en samenwerking.
Analyse, Ontwerp en Realisatie
Op basis van het doel zijn de verschillende bronsystemen geanalyseerd (Onderwijs Transparant, Topdossier, data afkomstig van Duo) en is hiervan een inititieel ontwerp gemodelleerd voor het kunnen realiseren van een centrale opslagplaats voor de gegevens in de vorm van een datawarehouse in Microsoft Azure. Vervolgens zijn de eerste gegevens overgebracht en gepresenteerd om input van de opdrachtgever op te halen om zo incrementeel te verbeteren
- Andmore heeft ruime ervaring met het ontwerpen, realiseren, onderhouden en uitbreiden van datawarehouses. Onderwijs Transparant is speciaal ontwikkeld voor gemeenten, samenwerkingsverbanden (SWV’s), besturen en hun scholen. Het bevat data over verzuimprocedures, specialistische zorg, budgetten, overstappen inclusief leerlingenstromen en informatie over de leerlingpopulatie per school.
- Topdossier staat voor Totaal Ontwikkel Plan, een web-based platform voor passend onderwijs. Het platform brengt leerlingen, ouders, leerkrachten en andere professionals samen en begeleidt stapsgewijs de HGW-cyclus (waarnemen, begrijpen, plannen en realiseren) om zo een Totaal Ontwikkelplan op te stellen.
- DUO verstrekt informatie over leerlingaantallen, prognoses over het onderwijs, studiefinanciering, erkent diploma’s en organiseert examens.
Het combineren van deze data levert de waardevolle inzichten om de juiste middelen op het juiste moment tegen de juiste kosten in te zetten.
Figuur 2: De nieuwe situatie – diverse bronnen aangesloten op het datawarehouse waarbij gestandaardiseerde rapportages continu beschikbaar zijn en de data geautomatiseerd ververst wordt
Het project kende ook uitdagingen. Zo bleek de brondata had het gebrek aan de juiste, tijdige en volledige beschikbaarheid van data een negatieve impact op de tijdlijn. Ook bleek dat er weinig integratiemogelijkheden waren tussen systemen en dat veel partijen binnen het onderwijs en haar ketenpartners nog beperkt nadenken over de uitwisseling van data. Data gaat als gezegd dwars door organisaties, ministeries, Zelfstandige Bestuursorganen, bestuurslagen en ketenpartners heen. Het integreren van deze data biedt nog veel kansen.
Dashboards met waardevolle inzichten ondersteunen bestuurlijke samenwerkingsgesprekken, het opstellen van jaarverslagen en kaderbrieven, en bieden sturingsinformatie voor directie en kernteam.
Conclusie: Een Reis om Trots op te Zijn
Dit project was een geweldige reis van idee tot realisatie. Door visie, context, techniek en vasthoudendheid te combineren, hebben we de droom van het SWV Utrecht PO waargemaakt. Het nieuwe datawarehouse is een krachtig hulpmiddel dat SWV Utrecht PO helpt hun missie “goed voor elkaar” nog beter en concreter van handvatten te voorzien. We zijn trots op wat we hebben bereikt en kijken uit naar de volgende uitdaging.
De opdrachtgever heeft het laatste woord
We stellen Marlies de vraag hoe ze terugkijkt op de samenwerking.
Marlies vertelt het volgende:
De samenwerking was uitstekend. Wat we erg hebben gewaardeerd binnen onze samenwerking is dat AndMore goed wist aan te sluiten op de fase van onze interne (data)ontwikkeling. AndMore heeft onze ingewikkelde opdracht aangenomen en wist ons te adviseren op wat er zowel intern als extern nodig was om onze data op een adequate manier te delen, maar ook te verduurzamen.
Binnen de samenwerking met onze kernpartners hebben we geconstateerd dat we niet altijd op gelijke voet staan als het gaat om het datagedreven werken of het prioriteren van deze ontwikkeling. Toch geloven wij erin dat het binnen de (onderwijs)context van vandaag nodig is om de verschillende beelden bij elkaar te brengen, het goede gesprek te voeren om vervolgens te eindigen met het gemeenschappelijk doel. Datagedreven werken en het opleiden van de mensen om de kwaliteit en ontwikkeling van deze processen te volgen, is hierin essentieel.
We voelden ons altijd gehoord. Ook hebben we geleerd dat we nog meer zelf van data en techniek moeten en willen weten. Tot slot hebben we gezien dat het niet makkelijk is om stappen te zetten naar datagedreven werken. Niet alle partijen binnen de onderwijsketen zijn gereed om mee te gaan in de transitie naar datagedreven werken. Dit maakt het erg belangrijk om een nauwe samenwerking op te zoeken, elkaar te ondersteunen en de meerwaarde van het datagedreven werken te blijven promoten.
Call to Action
Marlies is nog niet klaar en deelt haar visie en ambitie voor de toekomst:
Ik zie dat professionals in de zorg en onderwijs steeds meer geïnteresseerd zijn in het werken als collectief. Ik ben er van overtuigd dat als we de data uit de ketens van zorg en onderwijs aan elkaar kunnen koppelen met inachtneming van alle wettelijke en ethische kaders, we onze ondersteuning aan scholen en ouders nog verder kunnen verbeteren en gerichter in kunnen spelen op de behoeften van de kinderen in Utrecht.
[1] https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2023/05/10/staat-van-het-onderwijs-2023