Onze gestandaardiseerde aanpak zorgt voor een betrouwbare en transparante rapportage.

“Laten we bij het begin beginnen: Wie is  jouw opdrachtgever?” 

“Ik werk voor de Veiligheidsregio Gelderland Zuid (hierna te noemen VRGZ). Naast hun werkzaamheden voor de ambulance en brandweer zijn zij verantwoordelijk voor de crisisorganisatie en veiligheid tijdens evenementen, waaronder zo eentje als de Nijmeegse Vierdaagse. Inmiddels werk ik hier samen met Andmore collega  Kees Lamerikx, hij is Datawarehouse specialist.”

“Met welke vraag kwam VRGZ naar Andmore?”

“De initiële vraag kwam vanuit de datamanagement hoek, namelijk: “hoe kan VRGZ samen met de GGD optrekken vanuit dezelfde datastrategie?” Uiteindelijk bleek het oplossen van dit vraagstuk technischer dan gedacht, en zijn we om meerdere redenen bezig om los van elkaar datawarehouses te bouwen.

Het ontsluiten van deze data doen we door een gestandaardiseerde aanpak: We halen de data op –> we slaan het op –> eventueel maken we een historische laag aan, waarin je kan tijdreizen, dus bijvoorbeeld de stand van vorig jaar kan opvragen –> om vervolgens een datawarehouse te bouwen.”

“Hoe werkt dit dan?”

“Voor een datawarehouse hanteren wij bij Andmore eigenlijk altijd een zogenaamd “ster-model”. In het midden staat een feit, bijvoorbeeld het aantal incidenten of het aantal verzuimdagen. Daaromheen hangen dimensies, dat zijn doorsnedes die je kan maken op dit feit, denk dan aan voertuigen of medewerkers. Vervolgens laad je dit in een visualisatietool. Alle rapporten die hieruit vervolgens ontstaan, worden op basis van dezelfde data gemaakt. Hierdoor creëer je 1 logica, dus 1 waarheid. Ik zie het vaak gebeuren dat er geen dimensioneel model zoals hierboven geschetst, is gemaakt. Het gevaar? Je loopt het risico op het creëren van meerdere waarheden met verschillende data, je hebt hierdoor geen grip op je datakwaliteit, en dus ook geen grip op je data. En dat is zonde en onnodig.”

“Is deze aanpak echt typisch Andmore of doet elke organisatie dit zo?”

“In grote lijnen zal iedere organisatie dit zo doen (mag ik hopen), zo is het mij ook geleerd. Wat wij wél anders doen is dat wij het DAMA DMBoK wiel erbij betrekken én dat wij, voordat we bovenstaande stappen uitvoeren, kijken naar de data kwaliteit, eigenaarschap van de data en data lineage. Wij geloven er in dat je geen eerlijke, bruikbare rapportages kunt opleveren als je datakwaliteit niet op orde is. En deze gestandaardiseerde aanpak hanteren wij bij elke organisatie waar wij voor werken. Het grote voordeel? De rapportages die hieruit voortvloeien zijn altijd overzichtelijk en transparant (door de data lineage die wij bijhouden). En ik weet zeker dat je dit wil als organisatie: rapportages die jou een eerlijk beeld geven over de voortgang in jouw organisatie, om hier vervolgens beslissingen op te maken en te kunnen sturen. Denk hierbij aan opkomstcijfers, verzuim, temperaturen en aanrijdtijden. Noem het maar op of je kunt het in het rapportage inzichtelijk maken. Om je een beeld te geven: bij VRGZ bekijken we bijvoorbeeld aanrijdtijden van de brandweer. Dat is heel belangrijk, want daarop wordt het gebied van de brandweer bepaald. Een goede aanrijdtijd betekent een groter gebied, een slechte aanrijdtijd een kleiner gebied. Dat betekent: minder branden die je als kazerne kan blussen.”

Marks’ Gouden Tip: het maakt niet uit welk dialect je kiest, maar kies er 1 en blijf daarbij.

“Kun je me wat meer vertellen over hoe je in zo’n project te werk gaat?”

“In het begin heb ik heel veel interviews afgenomen bij interne medewerkers, gevraagd bij wat hun beeld is bij hoe het met datamanagement gaat binnen VRGZ én de GGD. Dat heb ik samengevoegd, samen met de informatie over welke data gerelateerde tools er worden gebruikt. Al deze input en informatie heb ik aan het DAMA- wiel “gehangen”, om zo per partje te kunnen laten zien waar de organisatie staat. Vervolgens heb ik daarop een advies geschreven. Daarbij is mijn belangrijkste advies geweest: trek de data van VRGZ en de GGD samen, óf maak samen goede afspraken over de coding guidelines, naming conventions etc.”

“Wat??!”

“Het is als organisatie heel belangrijk om goede afspraken te maken over het schrijven van codes en welke lay out je daarin gebruikt. Iedereen heeft een bepaalde stijl als het gaat om het bepalen van bijvoorbeeld naming conventions. Mijn gouden tip bij het bepalen van coding guidelines en naming conventions: het maakt niet uit welke je kiest, maar kies er 1 en blijf hierbij! Het geeft veel ruis als je meerdere dialecten gebruikt in code. Dit heb ik dus geïntroduceerd en geïmplementeerd, voordat we met het bouwen van het datawarehouse aan de slag zijn gegaan.

Een belangrijke volgende stap is data eigenaarschap. Wie is verantwoordelijk voor welke stap in het proces? En wie is verantwoordelijke voor welke data die in het rapport staat als het rapport er eenmaal is? Daarvoor is een aanvraagformulier gemaakt, welke vooraf moet worden ingevuld voordat er iets wordt ontwikkeld en wordt afgestemd met de CISO, om ook de privacy- wetgeving te handhaven. Want wie mag welke data zien? Dit zijn allemaal zaken om rekening mee te houden.“

“Grappig, want voorafgaand aan dit gesprek dacht ik dat jij fulltime bezig was met de techniek en datawarehouses, maar eigenlijk is dit meer een data- strategie/ advies rol.”

“Klopt, het wisselt. Ik ben heel betrokken geweest bij het bouwen van de datawarehouses en als er een nieuwe bron ontsloten moet worden, doe ik dit nog steeds. Maar aan de andere kant houd ik me ook veel bezig met datamanagement- en business intelligence advies. Het bouwen doet Kees nu voornamelijk. En dat maakt het eigenlijk juist leuk, want ik vind het heel leuk om die adviseursrol op me te nemen. Maar tegelijkertijd vind ik het schitterend om een hele dag aan een datawarehouse te werken.”

“Leuk dat je dit zo kan combineren! Waren dit alle stappen?”

“Nog niet, om het plaatje compleet te maken: versiebeheer is ook heel belangrijk. Wat je qua code schrijft, wil je ook opslaan en kunnen inzien. Wanneer er iets “geks” gebeurt, kun je altijd terugkijken op de wijzigingen die wel of niet zijn gemaakt. En nog belangrijker; als er iets niet helemaal goed is gegaan, heb je altijd de mogelijkheid om terug te gaan naar een vorige versie. Dat komt er dus ook bij kijken wanneer je aan de slag gaat met Business Intelligence oplossingen, maar is wel een fundamenteel iets binnen ons vak. Wij zeggen altijd: je moet minimaal een ontwikkelomgeving hebben en een productieomgeving. De productieomgeving wordt periodiek geüpgraded met de nieuwste en door de business geaccepteerde oplossingen. In de ontwikkelomgeving kun je lekker knutselen en proberen. Bij VRGZ was er bijvoorbeeld alleen een productieomgeving. Dus nog een gratis tip van mij: wil je ongestoord kunnen ontwikkelen en tegelijkertijd je productie-rapportages laten draaien, zorg voor een ontwikkelomgeving.”

“Het klinkt als een complexe klus Mark.”

“Dat klopt, en daarom heel leuk. De boodschap van de opdrachtgever was: het is er nog niet, je mag het voor ons optuigen. En het optuigen van dit hele proces is best ingewikkeld, maar als je het eenmaal onder de knie hebt super gaaf.” (oproepje: mocht je dit lezen en denken: DIT KAN IK! We hebben vacatures 😉)

“Wat is jouw ambitie bij VRGZ op gebied van data oplossingen?”

“Uiteindelijk wil ik een heel stabiel fundament neerzetten door het gegeven advies volledig te implementeren. Dit zodat VRGZ uiteindelijk zelf met dit fundament aan de slag kan en wij eventueel als vraagbaak fungeren. VRGZ is inmiddels goed bekend met PowerBI en ze kunnen de door ons gemaakte scripts lezen en daarop acteren. We hebben daarnaast ook documentatie ingevoegd in het script, zodat eventuele nieuwe medewerkers in het script kunnen zien waarom bepaalde stappen in het script zijn genomen. Het is tof om deze voortgang te zien en ik kijk uit naar de stappen die nog gaan komen, waaronder het zelfstandig ontsluiten van bronnen in Azure Data Factory.”

Vertrouwen, kennis en eerlijkheid centraal.

“Hoe heb je de samenwerking tot nu toe ervaren bij VRGZ?”

“Als extern consultant besteed ik veel aandacht aan het advies dat ik geef en de implementatie hiervan, en ik voel dat dit enorm gewaardeerd wordt. Dat vertrouwen waardeer ik en vind ik heel belangrijk. We zijn experts in ons vakgebied, en zo worden we door deze mensen ook gezien. Niet alleen bij onze directe opdrachtgevers, maar ook bij alle belanghebbenden binnen de organisatie. Ik vind dit een essentieel onderdeel van een goede samenwerking en een uiteindelijk positief resultaat.

Daarnaast merken we dat er intern bij VRGZ steeds meer interesse en vraag is naar datagedreven werken en wordt ook intern om onze hulp gevraagd door diverse afdelingen en medewerkers. Nu komen er regelmatig verzoeken binnen waarin wordt gevraagd of wij even kunnen meedenken en daar is ook tijd en ruimte voor. Deze kennisoverdracht vind ik een belangrijk onderdeel van ons werk als extern professionals en het is mooi om te zien dat hiervan gebruik gemaakt wordt.”

“Wat is typerend voor deze opdracht en opdrachtgever?”

“Wat interessant is geweest, is dat de opdrachtomschrijving zo generiek was, dat het qua uitvoering alle kanten op kon gaan. Zeker nadat ik het adviesrapport af had en de GO kreeg; ga het maar realiseren, ben ik naar de opdrachtgever gestapt. De vraag die ik stelde was: “Welke verwachting heb je eigenlijk van mij? Ik heb zoveel ideeën, maar hebben we het over hetzelfde? Liggen onze ideeën op 1 lijn?” Kortom: als ik zo door ga is dit hetgeen wat ik op ga leveren, en is dat iets waar jij tevreden mee gaat zijn? Dit heb ik gedaan om zo het beste resultaat te leveren waar de opdrachtgever tevreden mee is. Later kreeg ik de feedback terug dat deze openheid en eerlijkheid erg gewaardeerd werd. Ik vind dit de normaalste zaak van de wereld om op deze manier mee te denken.

Dus als ik het in 3 woorden kan samenvatten: vertrouwen, eerlijkheid en kennis. Voor zowel onze directe opdrachtgevers, als alle belanghebbenden binnen VRGZ. Het is mooi om op basis van deze 3 pijlers samen te werken aan een duurzame data oplossing”.

Hebben we  jou geïnspireerd met dit verhaal of wil je meer weten? Of een bijdrage leveren aan dit mooie traject? 

Klik hieronder voor meer informatie!